AI活用が後回しになるのは、怠慢ではありません

AI活用の旗を振る側から見ると、いちばん動きが鈍く見えるのは中間の層です。方針は伝わっている。ツールも配られている。それでも部署の中では何も始まらない。何度目かの催促のあとで返ってくるのが「落ち着いたら、ちゃんと考えます」です。

私たちは、この返事を後ろ向きな態度だとは思っていません。むしろ、その人が置かれている場所を正確に表した言葉だと考えています。そして同時に、この言い方をしているかぎり永遠に始まらない、とも思っています。

自分がその立場にいる人にも、その立場の人を動かしたい人にも読めるように書きます。診断の話は最後に少しだけ出てきますが、先に構造の話をします。

いちばん負荷が集まる場所に、追加で載っている

管理職の一日を分解すると、上と下から別々の要求が来ています。経営からは変革を進めてほしいと言われ、現場からは今の業務だけで手一杯ですと言われる。そのうえに、日々の数字、納期、人のこと、突発のトラブル、終わらない会議と部門間の調整が乗っています。

この状態に「AI活用も進めてください」が足されると、何が起きるか。放っておけば必ず後回しになります。怠けているのではなく、通せる量を超えているだけです。ここを「意識が低い」と読むと、打ち手が精神論しか残りません。

私たちの立場を書いておきます。後回しは、個人の性格ではなく配置の問題です。通す量が超えている場所に、さらに載せても通りません。まず何かを降ろす必要があります。

斧を研ぐ時間がない、という状態

木を切っている人に「斧を研いだほうが速く切れますよ」と声をかけると、「切るのに忙しくてそんな暇はない」と返ってくる、という古い話があります。AI活用の位置づけは、いまだいたいこの斧です。研げば速くなるのは分かっているけれど、研ぐ手が止められない。

ここで認識をひとつ入れ替える必要があります。「忙しいからAI活用に取り組めない」ではなく、「余裕をつくるためにAI活用に取り組む」。順番が逆なんですね。前者のままでいるかぎり、着手条件が永遠に満たされません。

実際、生成AIがいちばん効くのは、大きな定型業務よりも、現場に点在している小さな困りごとのほうです。量は少ないけれど個別対応が多く、手順書にも自動化にも乗らなかった仕事。文章を読んで要約したり、過去の似た事例を引っぱってきたりする作業は、これまで手つかずで残っていました。斧を研ぐ最初の一手は、たいていこの規模から始まります。

余白は、できるのを待つものではない

「落ち着いたら考えよう」の落ち着く日は、来ません。来ない前提で設計するしかありません。

管理職に求められる決断でいちばん大きいのは、余白がない中で何をやめ、何を先に進めるかを決めることだと思います。ここで判断が保留されると、AI活用は「重要だけれど緊急ではないもの」の棚に置かれ、静かに後ろへ流れていきます。

そして保留は中立ではありません。「今期は見送り」は、現場からは「やらない」とほぼ同じ意味で届きます。決めていないつもりでも、変えないと決めたのだと受け取られています。この受け取られ方の話は、会議のひと言がAI活用を止める仕組みのほうに詳しく書きました。

4つに分けると、全部を自分で背負わなくてよくなる

とはいえ「決めろ」と言われても、何を決めればいいのかが分かりません。管理職の役割を4つに分けると、扱いやすくなります。

• 決める——何を優先し、何をやめるか。保留を減らす。ここだけは他の人に渡せません
• 空ける——試す時間を確保し、小さく始める範囲を決める。「2週間、この業務だけ」まで絞る
• つなぐ——経営の方針を現場の言葉に翻訳し、現場の困りごとを上に引き上げる。部門をまたぐ調整を引き受ける
• 守る——最初の成果が出るまで支える。試した人を孤立させない。うまくいかなかったときに、その人のせいにしない

この4つのうち、本当に管理職本人でなければできないのは「決める」と「守る」です。「空ける」と「つなぐ」は、部署の中の誰かに渡せます。全部を自分で抱えたまま「時間がない」と言っている状態から抜けるには、渡せるものを実際に渡すのが先です。

誰に渡すかは、勘で決めないほうが早い

では誰に渡すのか。ここで多くの場合、いちばん詳しそうな人か、いちばん手が空いていそうな人に渡してしまいます。どちらも外れやすい選び方です。

「空ける」を渡すのに向いているのは、AIに詳しい人ではありません。予算や時間や権限を実際に動かせて、試す人が動ける状態を作れる人です。

「つなぐ」のうち、一度うまくいったやり方を他の人も使える形に落とす部分は、また別の人が向いています。

私たちが作っているAI活用タイプ診断は、24問・7因子・15タイプで、この「誰にどれを渡すか」を決めるためのものです。所要は約4分の目安、無料で、登録も要りません。チームの何人かに受けてもらうと、どの役が埋まっていて、どの役が空いているかが並びで見えます。空いている役が分かれば、次に頼む相手が決まります。

ひとつ正直に書いておくと、診断が教えてくれるのは向き不向きの形までで、その人が何に動かされているかまでは当てません。そこは本人に聞くほうが速いです。24問の選択肢の中に人を押し込まない、というのは設計上の判断でもあります。

今日、ひとつだけ動かす

大きな計画はいりません。今日のうちに、次のどれかを1つだけ決めてください。

• 自分の業務の中で、AIに一度だけ試しに投げてみるものを1つ選ぶ
• 何年も続けている面倒な定例作業を1つだけ見直す
• 慣習で続いている会議か資料を1つだけ「やめる」と決める
• 「空ける」役を、部署の誰かに1つ渡す

変革を動かすのは、計画の大きさではなく着手の早さだと思っています。「いつかやる」を「今日ひとつだけやってみる」に切り替えられるかどうか。後回しは怠慢ではありませんが、後回しのままにしておく判断は、あなたの判断です。動かせるのも、同じ判断です。